Ostuarvete autoriseerimisõiguste tasemed

Arvete kinnitamise õigust omavad kasutajad saavad arveid kinnitada arveid ka Brioxi äppis!

Aktiveerimine 

Briox'is on võimalik autoriseerida (kinnitada) ostuarveid.
Kontrollida kas antud kasutusõigus on olemas või lisada selle saab menüüs: Seaded - Pearaamat - Kooskõlastusring:

Siin saate teha valiku, milliine kooskõlastusring on sobiv teie ettevõttele. Vajutades nuppudele, muudad need roheliseks ehk aktiivseks ning saad kasutada soovitud funktsionaalsust. 

Kooskõlastusringi seaded määravad, kuidas kinnitamise töövoog kontol toimub ning piirab kasutajale omistatavaid õigusi.

Kui kinnitamine on aktiveeritud kasutaja saab endale ainult seadetes aktiivseid kinnitusõigusi. Näiteks, kui on aktiivne maksete kinnitamine, see tähendab, et kasutajal on õigus ainult maksete kinnitamiseks. Kui on aktiivsed ka teised õigused peaks administraator muutma ja/või piirama juurdepääsuõigusi konkreetsele kasutajale. 

Kui administraator omistab kasutajale mitteaktiivse kinnitusõiguse, peab ta kinnitama, et soovib selle aktiveerida, enne kui saab selle kasutajale omistada. 

Kui kõik kinnitamised on aktiivsed, töövoog on järgmine: 

Postitamise kinnitamine  -> Arve ülevaatus 1. tase -> Arve ülevaatus 2. tase -> Makse kinnitamine

Ära unusta vajutada Salvesta nuppu ekraani allpool.

Minimaalne summa, mis nõuab kinnitust

Kui teil on administraatori õigused, saate otsustada, millisest summast alates vajavad arved kinnitamist. 

Sisestage minimaalne summa menüüs Seaded - Pearaamat - Kooskõlastusring. 

Arved, mille summa on vähem kui sisestatud minimaalne summa ei läbi kinnitamise ringi ning lähevad otse tasumiseks. Summa peab olema Eurodes.

Erista arvete kinnitamise ning maksmise töövood

Antud funktsionaalsuse saab eraldi sisse ning välja lülitada.

Funktsionaalsus võimaldab suunata maksed panka tasumiseks ilma eelnevat kinnitamist seal hulgas on seda võimalik teha ka maksete autoriseerimise töövoos. 

NB! Arve makstuks märkimiseks peab see olema kinnitatud ning tasutud.

Kui funktsioon on aktiivne:

• Kuvatakse lisa staatused kinnitamata arvete jälgimiseks:
• Uue staatuse abil saad valida kinnitamata arved, mis on maksmisele saadetud ning vajadusel saad neid tagasi kutsuda või kinnitada. 

Järgmised aruanded annavad ülevaadet uue kinnitamata staatuse kohta:

• Ostutellimus / Ostuarvete nimekiri
• Tarnijate statistika

Tähtajaks tasumata ostuarvete aruannes on olemas võimalus kuvada ülevaadet, mis sisaldab ka infot ka kinnitamata arvete kohta.

Autoriseerimisõiguste määramine

Kasutamisõigust arvete autoriseerimiseks saab määrata süsteemi administraator igale kasutajale eraldi. Selleks tuleb valida vasakpoolsest menüüst: Administraator- Kasutajad, valida kasutaja ning tema nime juures ekraani paremal pool valida ikooni "Muuda ligipääsuõigusi"

Seejärel avakuvale ilmub uus aken, kus saab valida vastavaid õigusi:

NB! Kui kinnitamine on aktiveeritud kasutaja saab endale ainult seadetes aktiivseid kinnitusõigusi. Näiteks, kui on aktiivne maksete kinnitamine, see tähendab, et kasutajal on õigus ainult maksete kinnitamiseks. Kui on aktiivsed ka teised õigused peaks administraator muutma ja/või piirama juurdepääsuõigusi konkreetsele kasutajale. 

Kui administraator omistab kasutajale mitteaktiivse kinnitusõiguse, peab ta kinnitama, et soovib selle aktiveerida, enne kui saab selle kasutajale omistada. 

Ostuarvete nimekirja filtreerimine

Kui Ostuarvete autoriseerimise õigus on aktiivne, kasutaja saab filtreerida ostuarvete nimekirja vastavalt oma kooskõlastusringile. Seda saab teha menüüs: Ostuarve - Ostuarved:

Kui kasutajal on õigus ostuarveid ainult autoriseerida, siis tema näeb oma ekraanil ainult neid arveid, mis on talle saadetud kinnitamiseks ning tal ei ole õigust kogu ostuarvete nimekirja ülevaatamiseks. 

Avakuva uus rakendus nimetusega "Autoriseerimist ootavad arved" on nagu otsetee arvete nimekirja ning seal kuvatakse ainult need arved, mis on saadetud konkreetsele kasutajale vastavalt tema õigustele.

Ostuarvete masshaldus

Masshalduse funktsioon on saadaval Ostuarvete nimekirja avakuvas. Kui oled valinud nimekirjast arveid, mida soovid autoriseerida, liigu lehe allpoole ning vajuta nupule "Autoriseeri makse".

Arvete autoriseerimine

Autoriseerimise valik on leitav Ostuarvete avalehe allpool. Kui Autoriseerimise kinnitamine on lubatud,  peaks arveid autoriseerima järjekorras vastavalt lubatud õigustele.

Kui Ostuarvete ülevaatamine on kasutusel, ostuarve liigub kooskõlastusringi järgmisele tasemele  peale ülevaatamist. Kui arve on üle vaadatud sektsioonis Ülevaatamise ajalugu tekkib rida:

Vajadusel mõlemad staatused nii Autoriseerimise kinnitamine kui ka Arvete ülevaatamine on võimalik kustutada. Kui staatused on kustutaud ostuarve liigub eelmisele tasemele.

Teated autoriseerimist vajavate ostuarvete kohta

Kui soovid saada informatsiooni uute arvete kohta, mis vajavad autoriseerimist, on võimalik saada teatist, mis jõuab sinuni meili teel. Lülita sisse teatised erinevate korraldustega menüüs Teie konto - Võtta vastu järgmised e-kirja teated. 

Juhul kui raamatupidaja autoriseerib kliendi ostuarved, me soovitame ka tema profiilis sisse lülitada teated Kliendhalduri andmebaasis  (Võtta vastu kliendikontode e-kirja teated). Kui teated on sisse lülitatud, siis raamatupidajale jõuab info kõikide klientide kohta ühe sõnumina (max 1 kord päevas).